Công việc bận rộn cùng với những áp lực nơi công sở đôi khi khiến nhiều người cảm thấy 24 giờ một ngày là không đủ để hoàn thành mọi việc vì vậy “trì hoãn” như là một hành động chắc chắn không thể tránh khỏi khi thực hiện công việc. Dưới đây là 11 nguyên tắc giúp công việc của bạn trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn rất nhiều. 

I. Nguyên tắc 1: Xác định mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là 1 trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng mà bất kỳ ai cũng cần phải biết kỹ năng này và cũng cần phải biết trau dồi nó. Vì thiết lập mục tiêu cũng giống như việc mà chúng ta thiết lập nên tương lai của mình, kiến tạo nên tương lai của mình.

Để không bị xác định sai mục tiêu, bạn hãy:

Bước 1: Chuẩn bị cho mình một cây bút và tấm giấy note xinh xinh vừa đủ để có thể ghi hết các dự định mục tiêu (Đây là bước khá quan trọng để giúp bạn vừa sắp xếp thời gian phù hợp cũng như không bị quên cần phải làm điều gì)

Bước 2: Luôn nhớ rằng những thứ càng quan trọng thì càng phải thực hiện trước vì vậy bạn nên đặt số thứ tự theo mức độ quan trọng giảm dần.

Bước 3: Cần đặt cho mỗi mục tiêu một thời gian hoàn thành cụ thể và đặt ra hình phạt nếu bạn không hoàn thành đúng deadline.

Bước 4: Đặt ra mục tiêu thì không khó nhưng cần làm gì để đạt được mục tiêu là không dễ dàng vì vậy bạn nên liệt kê chi tiết các nhiệm vụ cần làm để đạt được những mục tiêu đề ra với khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ chi tiết đó.

Bước 5: Tậu cho mình một cuốn sổ tay hay một cuốn lịch là không thừa để bạn có thể đánh dấu hoàn thành để nắm được tiến độ thực hiện mục tiêu.

II. Nguyên tắc 2: Lập kế hoạch làm việc

Nếu dành 10% thời gian để lên kế hoạch, bạn sẽ sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn. Kế hoạch của bạn cần phải rất chi tiết. Nó giống như cái cây vậy: từ tổng quát, đến chi tiết, theo nhiệm vụ, theo công việc, theo thời gian (tháng, tuần, ngày, buổi…).

Dù bạn còn đi học hay đã đi làm thì việc lập kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn có cách làm việc khoa học dù làm việc với bất kỳ dự án nào. Kế hoạch làm việc giúp bạn chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ dễ thực hiện và làm rõ mục tiêu của từng nhiệm vụ. Hãy học cách lập kế hoạch làm việc để bạn luôn sẵn sàng với những dự án sắp tới.

III. Nguyên tắc 3: Vận dụng quy tắc 80/20

Việc hoàn thành 20% nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu sẽ khiến bạn đạt được đến 80 thành quả. Cố gắng tập trung tối đa thời gian, công sức vào những nhiệm vụ trọng yếu này, dù chúng có khó khăn đến đâu.

Không con đường nào cũng trải đầy hoa hồng mà trong đó chông gai không là điểm nhấn. Thông thường, 80% các yếu tố trở ngại là nội tại, và 20% là ngoại tại, khách quan. Xác định, tháo dỡ, cải thiện các yếu tố cản trở này sẽ giúp chúng ta về đích, đạt mục tiêu trong thời gian sớm hơn.

IV. Nguyên tắc 4: Phương pháp ABCDE hoạch định công việc

Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên. Nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ bước 2 trong phần xác định mục tiêu thì đây sẽ là lời giải thích đầy đủ nhất.

– A là những công việc quan trọng bắt buộc phải thực hiện nhưng nếu có quá nhiều việc quan trọng cần thực hiện ngay thì bạn có thể đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân loại tầm quan trọng của chúng. Tất nhiên 1,2,3,…cũng mang tính phân loại đấy nhé.

– B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối. Đừng bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào đó.

– C là những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại khác biệt gì lớn. Và câu hỏi đặt ra có nên thực hiện C không thì câu trả lời sẽ là không, thay vì tốn thời gian vào những việc vô bổ thì nên tập trung nhiều cho A và B nhé.

– D là những việc mà chúng ta có thể giao phó cho người khác nhưng hãy nhớ là người bạn có thể tin tưởng.

– E là những công việc có thể gạt bỏ. Đừng tốn thời gian cho những việc E này.

V. Nguyên tắc 5: Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu

Lý do vì sao thầy cô luôn phải chuẩn bị kỹ càng giáo án trước khi bước vào lớp giảng dạy, đơn giản chỉ vì bất cứ một thiếu sót nào cũng sẽ gây ảnh hưởng đến thời gian học tập của học sinh hay việc học có thể bị trì hoãn.

Để vượt qua trạng thái trì hoãn, bạn cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi bắt đầu. Khi đó, tâm thế của bạn như súng đã lên nòng, chỉ cần một lực đẩy nhỏ là có thể lập tức bắt tay vào nhiệm vụ.

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, làm việc trong một không gian sạch sẽ, thoáng đãng sẽ mang lại hiệu quả công việc cao hơn khi ở trong một môi trường bừa bãi. Vì vậy, hãy dọn dẹp không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ tài liệu hay dụng cụ cần thiết, rồi bắt đầu làm cho đến khi công việc hoàn tất.

VI. Nguyên tắc 6: Tận dụng những tài năng đặc biệt của mình

Chắc chắn không phải ai sinh ra cũng mang cho mình một năng khiếu bẩm sinh nhưng đó là một ưu thế với những ai may mắn có cơ hội sở hữu nó. Vì vậy, nếu có thể sử dụng những kỹ năng đặc biệt này vào công việc, bạn sẽ đạt được kết quả đặc biệt.

VII. Nguyên tắc 7: Tạo áp lực cho chính mình

Mỗi buổi sáng khi thức dậy hãy vươn vai thật cao, nhâm nhi một tách trà nóng hay ly cà phê đen thơm phức không đường không khu vườn nhiều cây xanh để tận hưởng một ngày đẹp nhất, đó chính là tự tạo niềm vui, động lực cho bản thân và cũng là cách nhắc nhở bản thân rằng mình đang sống trong một môi trường, một thế giới tuyệt nhất nên đừng bao giờ trì hoãn công việc hay bản thân vì bất cứ lý do gì.

Phần đông mọi người thiếu khả năng làm việc độc lập mà trông chờ sự động viên, hỗ trợ và dẫn dắt từ người khác. Bạn cần thoát khỏi tâm lý này và chịu trách nhiệm về cuộc sống của chính mình.

Hãy thử chủ động hay tự giác trong công việc mà không đợi ai phải ra lệnh hay nhắc nhở, chắc chắn rằng hiệu quả làm việc của bạn sẽ ngoài mong đợi đấy nhé. Tự chủ bản thân thay vì để người điều khiển bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên dễ dàng hơn.

VIII. Nguyên tắc 8: Tối đa hóa nguồn năng lượng cá nhân

Có những người dành cả cuối tuần hoặc ngày lễ để làm việc, họ đang lầm tưởng nặng nề rằng làm nhiều sẽ càng nâng cao hiệu suất cũng như công việc nhưng đó chắc chắn là một sai lầm.

Mỗi người chúng ta đều có một năng lượng riêng về sức khỏe, trí tuệ cũng như tinh thần vì thế bạn phải không ngừng bảo vệ và nuôi dưỡng các nguồn năng lượng đó bằng cách dành thời gian phù hợp để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi, ở bên người thân…

IX. Nguyên tắc 9: Tạo động lực thúc đẩy hành động

Sự khác biệt giữa những người thành công so với những người khác là bất kể điều gì đang xảy ra xung quanh họ, những người thành công luôn tìm thấy động lực và thúc đẩy để tiếp tục.

Vì vậy, cần rèn luyện 3 phẩm chất quan trọng này sẽ khiến công việc của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn

– Luôn tìm điểm tốt, khía cạnh tích cực trong mọi tình huống.

– Rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu từ khó khăn, thất bại.

– Luôn tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề.

X. Nguyên tắc 10: Ý thức khẩn trương

Có 2 loại động lực là động lực bên trong bên trong và động lực bên ngoài. Nếu như được một phần thưởng hay lời khen sau khi hoàn thành tốt nhiệm vụ là động lực bên ngoài thì động lực nội tại chính là ý thức bản thân hay đúng hơn là ý thức khẩn trương.

Ý thức khẩn trương tạo sự tập trung vào hành động, khiến bạn nhanh chóng bị cuốn vào “dòng chảy” của công việc, tăng cao hiệu suất trong thời gian ngắn.

XI. Nguyên tắc 11: Không nghỉ cho đến khi hoàn thành một nhiệm vụ

Khi làm việc não bộ bạn sẽ hoạt động, nếu bạn đột nhiên dừng suy nghĩ thì đó cũng là lúc nơron thần kinh nghỉ ngơi, lúc đó bạn sẽ quên mất mình cần làm những gì và bạn phải tốn khá nhiều thời gian để bộ não hoạt động lại như ban đầu. Việc dừng công việc rồi bắt đầu lại có thể tiêu tốn thời gian đến 5 lần so với khi bạn hoàn toàn chuyên tâm vào một công việc từ lúc bắt đầu đến khi thành công.

Hãy chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ trên một nhiệm vụ duy nhất. Bạn sẽ thấy mình có thể hoàn thành những công việc khó khăn với chất lượng cao và trong thời gian ngắn nhất.

Đừng quên THEO DÕI WISE Business và LIKE FANPAGE để không bỏ lỡ bất kì bài viết hấp dẫn nào nhé!